PRIVACYVERKLARING STICHTING WALKING FOOTBALL TWENTE EUREGIO
Stichting Walking Football Twente Euregio (KVK 68088051)
is gevestigd te 7542 LR Enschede aan Vastertlanden 227.
Deze privacyverklaring is vastgesteld in de bestuursvergadering dd. 6 juni 2018
Stichting Walking Football Twente Euregio verwerkt persoonsgegevens en neemt de bescherming van jouw gegevens serieus. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In deze privacyverklaring geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Stichting Walking Football Twente Euregio.
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De laatste aanpassing is gedaan op [datum]. De gewijzigde Privacyverklaring zal onmiddellijk van kracht zijn nadat deze voor het eerst op de Stichting Walking Football Twente Euregio website is geplaatst. Via de hyperlink Privacyverklaring onderaan de websites van Stichting Walking Football Twente Euregio kun je de laatste versie altijd inzien. We stellen de laatste versie ook graag beschikbaar op aanvraag.
1. Wie binnen Stichting Walking Football Twente Euregio is (eind)verantwoordelijk voor gegevensverwerking?
Penningmeester Stichting Walking Football Twente Euregio is (eind)verantwoordelijk voor het beheer, de ontwikkeling en de toepassing van persoonsgegevens, e.e.a. overeenkomstig het in deze privacyverklaring bepaalde en ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels.
Stichting Walking Football Twente Euregio draagt ook zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van persoonsgegevens, tegen verlies of aantasting van persoonsgegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
2. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
Stichting Walking Football Twente Euregio verwerkt persoonsgegevens van:
– Belangstellenden/geïnteresseerden die informatie opvragen of bijvoorbeeld onze nieuwsbrief willen ontvangen
– Donateurs
– Bezoekers……..
– Crediteuren
In bijlage I is weergegeven welke persoonsgegevens we daarvoor verwerken. Op voornoemde categorieën personen is deze privacyverklaring van toepassing.
Stichting Walking Football Twente Euregio verwerkt ook persoonsgegevens van:
– Medewerkers en vrijwilligers die werken voor Stichting Walking Football Twente Euregio
– (Contactpersonen van) zakelijke relaties
Hiervoor kunnen naast deze privacyverklaring aanvullende regelingen van toepassing zijn die in overeenkomsten zijn geregeld.
3. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Donateurs: Voor het verzenden van nieuwsbrieven en overige informatie te kunnen sturen naar onze donateurs. Ook voor de incasso van bijdragen aan de stichting, Het verstrekken van gegevens aan diverse subsidiërende instanties.
Crediteuren: Het registreren van naw gegevens van crediteuren waaronder betaalgegevens voor het voldoen van noto’s
Privacyverklaring 2
Vrijwilliger: Als je aan de slag wilt gaan bij Stichting Walking Football Twente Euregio (bijvoorbeeld als vrijwilliger), hebben we je persoonsgegevens nodig voor (of ter ondersteuning van) onze administratieve processen en diensten. Je verstrekt die gegevens zelf aan ons (of een door jou gemachtigde verstrekt ze aan ons). Als vrijwilliger verwerken we je gegevens om praktische zaken te regelen. Wij gebruiken je persoonsgegevens bijvoorbeeld om:
– contact met je te onderhouden;
– je te informeren over Stichting Walking Football Twente Euregio
– te evalueren hoe het met je gaat etc..
Persoonsgegevens kunnen ook gebruikt worden voor het verzenden van nieuwsbrieven om je nog beter van dienst te zijn en je te informeren. We sturen je alleen nieuwsbrieven als je daar zelf toestemming voor geeft. Wil je niet meer benaderd worden voor een nieuwsbrief? Dan kun je dit aangeven door in de betreffende nieuwsbrief op ‘uitschrijven’ te klikken.
Ook organisaties kunnen op aanvraag nieuwsbrieven ontvangen.
Belangstellenden: Als je belangstelling hebt voor de activiteiten van Stichting Walking Football Twente Euregio kun je ons vragen stellen of bijvoorbeeld aanmelden voor onze nieuwsbrieven. In navolging op je (aan)vraag verwerken we de daarvoor benodigde persoonsgegevens.
Rechtsgronden waarop voornoemde gegevensverwerkingen zijn gebaseerd:
– Uitvoering van een overeenkomst en/of andere handelingen.
– Alleen met toestemming van betrokkene.
Gegevens ontvangen van derden: Bij specifieke projecten ontvangt Stichting Walking Football Twente Euregio persoonsgegevens van diverse instanties. Bij deze projecten is er sprake van uitvoering van een overeenkomst met de diverse instanties.
(Statistische) analyse, verslaglegging en verantwoording: Voor o.a. kwaliteitsdoeleinden analyseren we informatie zoals evaluaties van activiteiten, behoeften en (klant)vragen etc.. Geanonimiseerd verwerken we persoonsgegevens voor de verantwoording, ons jaarverslag etc.. Daarmee maken we inzichtelijk hoeveel mensen meedoen aan onze activiteiten etc..
Historische doeleinden: Stichting Walking Football Twente Euregio bewaart gegevens als projectrapportages, magazines, wijze van inschrijven etc. voor historische doeleinden. De gegevens die daarvoor bewaard worden, worden waar mogelijk geanonimiseerd.
Als Stichting Walking Football Twente Euregio persoonsgegevens voor andere doeleinden wil gebruiken dan hiervoor is benoemd vragen wij daarvoor toestemming.
Stichting Walking Football Twente Euregio maakt gebruik van geautomatiseerde gegevensverwerking en neemt persoonsgegevens op in (digitale) bestanden. Van geautomatiseerde besluitvorming inclusief profiling zoals bedoelt in de AVG is volgens Stichting Walking Football Twente Euregio geen sprake.
4. Toegang tot persoonsgegevens en beveiliging
Toegang tot bepaalde persoonsgegevens hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden hebben:
– Bestuursleden van Stichting Walking Football Twente Euregio;
– vrijwilligers van Stichting Walking Football Twente Euregio;
Privacyverklaring 3
– derden zoals: organisaties, docenten, de boekhouder, de controlerend accountant, IT serviceverleners (webhosting, leveranciers van digitale pakketten, telefonie), Mailchimp, social media (zoals Facebook, Instagram, Twitter etc.);
Binnen Stichting Walking Football Twente Euregio kan toegang tot persoonsgegevens uitsluitend worden verkregen door middel van de persoonlijk toegekende toegang codes.
Aan deze toegang codes zijn specifieke rechten gekoppeld inzake het verwerken, wijzigen, verwijderen, raadplegen/inzien van de opgeslagen gegevens. Bestuursleden hebben toegang tot voor hun benodigde informatie afhankelijk van hun werkzaamheden. Stichting Walking Football Twente Euregio heeft een wachtwoordenbeleid en kan monitoren wie welke gegevens heeft ingezien en verwerkt.
5. Met wie delen wij jouw gegevens?
Stichting Walking Football Twente Euregio verstrekt persoonsgegevens aan:
– Dienstverleners van Stichting Walking Football Twente Euregio zoals de boekhouder, de controlerend accountant, IT-serviceverleners (webhosting, leveranciers van digitale pakketten, telefonie), Mailchimp, social media (zoals Facebook, Instagram, Twitter etc.) hebben toegang tot bepaalde persoonsgegevens. Zij helpen ons met bijvoorbeeld administratie ten behoeve van de uitvoering van de met jouw aangegane overeenkomst of het beantwoorden van vragen. Met dienstverleners sluiten wij verwerkersovereenkomsten af ter bescherming van jouw privacy. Een aantal daarvan zijn gevestigd buiten de EU (denk aan Mailchimp, Facebook etc.).
Voor specifieke projecten ontvangen wij persoonsgegevens van diverse stichtingen of andere instantiesen koppelen wij persoonsgegevens terug aan eerder genoemden.
Buiten de uitvoering van hetgeen we met je zijn overeengekomen worden geen persoonsgegevens met derden gedeeld, tenzij:
– dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
– dit geschiedt met toestemming van de betrokkene;
– instanties met een publiekrechtelijke taak daarom verzoeken.
De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.
6. Bewaren en vernietigen van de gegevens.
Als aan je persoonsgegevens financiële gegevens zijn gekoppeld (denk aan donaties) en er is gedurende 7 jaar geen contact tussen jou en Stichting Walking Football Twente Euregio geweest, worden je persoonsgegevens vernietigd. Stichting Walking Football Twente Euregio dient financiële gegevens ingevolge wettelijke belastingbepalingen gedurende een periode van 7 jaar te bewaren.
Als er geen financiële gegevens zijn gekoppeld aan je persoonsgegevens en er is gedurende 2 jaar geen contact geweest tussen jou en Stichting Walking Football Twente Euregio worden je persoonsgegevens vernietigd.
Gegevens die worden gebruikt voor historische doeleinden kunnen tientallen jaren of langer bewaard worden.
7. Jouw recht op inzicht op verwerking, inzage en afschrift.
Jij of je gemachtigde mag Stichting Walking Football Twente Euregio schriftelijk vragen om inzage in de geregistreerde gegevens. Als je inzage wilt kun je dat vragen aan de
Privacyverklaring 4
penningmeester en/of secretaris. De penningmeester en/of secretaris geeft binnen 4 weken na indiening van het verzoek inzage antwoord op je verzoek.
Jij (of je gemachtigde) krijgt inzage in persoonsgegevens betreft die op jou betrekking hebben. Je kunt een afschrift van de door jou gevraagde gegevens krijgen. We geven inzage als we jouw identiteit (of die van je gemachtigde) door medewerkers van Stichting Walking Football Twente Euregio onomstotelijk kan worden vastgesteld.
Mochten we besluiten dat we geen inzage geven dan wordt dat met redenen omkleed.
8. Correctierecht
Jij (of je gemachtigde, als die een nadrukkelijk verzoek van jou kan tonen) hebt het recht om verbetering, aanvulling of afscherming te vragen van persoonsgegevens waarover Stichting Walking Football Twente Euregio beschikt als je van oordeel bent dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van de gegevensverwerking niet ter zake doende, dan wel in strijd met deze privacyverklaring of een aanvullende overeenkomst zijn opgenomen. Het verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens wordt schriftelijk ingediend bij penningmeester en/of secretaris. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
Een verzoek tot verwijdering kan slechts worden geëffectueerd met in achtneming van wettelijke bewaartermijnen (zie 7).
De beslissing van penningmeester en/of secretaris op het verzoek wordt verzoeker binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek medegedeeld. Stichting Walking Football Twente Euregio draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
Een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.
9. Beroep
Als Stichting Walking Football Twente Euregio weigert aan een verzoek om inzicht, inzage, afschrift, afscherming of correctie te voldoen, kun je op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zich wenden tot de arrondissementsrechtbank te Enschede met het schriftelijk verzoek Stichting Walking Football Twente Euregio te bevelen alsnog aan dat verzoek te voldoen.
Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 6 weken nadat de afwijzende beslissing van Stichting Walking Football Twente Euregio is ontvangen. Als Stichting Walking Football Twente Euregio niet binnen de bij 8 en 9 gestelde termijn van 4 weken heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen 6 weken na die termijnen.
Je kunt je ook binnen de in 8 gestelde termijn tot de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl) wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordelijke. In dat geval kan het verzoekschrift als bedoeld in het eerste lid, nog worden ingediend nadat de verzoeker van de Autoriteit Persoonsgegevens het bericht heeft ontvangen dat zij de behandeling van de zaak heeft gestaakt, doch uiterlijk tot twee maanden na dat tijdstip.
Wat als er toch iets misgaat? Stichting Walking Football Twente Euregio neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als er bij ons toch onverhoopt iets niet goed mocht gaan met de bescherming van
Privacyverklaring
5
jouw gegevens dan melden wij dat altijd aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Als het datalek mogelijke nadelige gevolgen voor jou zou kunnen hebben nemen we ook direct met jouw contact op.
Help ons mee – Ondanks alle maatregelen die Stichting Walking Football Twente Euregio heeft genomen om jouw gegevens en jouw privacy te waarborgen is het toch altijd mogelijk dat er een datalek ontstaat. Mocht jij het gevoel hebben dat er ergens iets niet goed gaat met onze systemen of werkwijzen dan waarderen wij het zeer als je ons dit laat weten.
10. Begrippen
In deze privacyverklaring wordt verstaan onder:
a. persoonsgegeven: gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;
b. gegevensverwerking: handelingen met persoonsgegevens zoals: verzamelen, vastleggen (zowel fysiek als digitaal), opslaan, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, wissen en vernietigen;
c. de betrokkene: degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn opgenomen;
d. derde: een ieder die niet behoort tot Stichting Walking Football Twente Euregio met uitzondering van de betrokkene.
Privacyverklaring
6
BIJLAGE I: welke gegevens worden vastgelegd door Stichting Walking Football Twente Euregio
Naw gegevens van donateurs, crediteuren en andere relaties.
Bankgegevens van donateurs, crediteuren en andere relaties.
Geboortedata van donateurs.
E-mailadressen van donateurs, crediteuren en andere relaties.
Telefoongegevens van donateurs, crediteuren en andere relaties.